Muita gente adia a decisão de trocar de contador por medo. O medo costuma ser sempre o mesmo: ficar sem os documentos, perder um prazo ou cair no meio de uma briga entre profissionais. Por isso, vou te explicar como a troca funciona de verdade, o que a regra da profissão diz e o que você precisa pedir antes de sair.
Você pode trocar de contador quando quiser?
Pode. A relação com o seu contador é um contrato de prestação de serviços, e você não fica preso a ele. Porém, o contrato costuma trazer aviso prévio e, às vezes, multa. Então, antes de avisar, leia as cláusulas e escolha a data da virada com calma.
Além disso, a troca não é uma tarefa que sobra para você. A troca bem feita é uma conversa entre dois profissionais, e é aí que a regra da profissão ajuda.
O que a regra da profissão diz sobre trocar de contador
O Código de Ética Profissional do Contador (NBC PG 01), em vigor desde junho de 2019, traz três pontos que protegem você.
- Quem sai informa quem entra. O contador substituído precisa avisar o substituto sobre os fatos que ele deve conhecer para trabalhar bem.
- Documento não fica refém. O código proíbe reter, de forma abusiva, livros, papéis e documentos que foram confiados ao profissional, inclusive arquivos eletrônicos.
- Sem briga. Os dois profissionais devem evitar desentendimentos, pois quem perde com a briga é o cliente.
Ou seja, ninguém pode deixar a sua empresa sem dono no meio do caminho. E por isso o primeiro passo não é trocar. É combinar quem cuida de cada coisa até o último dia.
Como trocar de contador na prática
O caminho costuma seguir esta ordem, e cada etapa evita um susto diferente.
- Primeiro, você define a data da virada, de preferência depois de fechar um mês e as guias dele.
- Em seguida, você avisa o contador atual por escrito, respeitando o que o contrato pede.
- Depois disso, a nova contadora fala com ele e confere o que está aberto, como guias, declarações e parcelamentos.
- Por fim, você recebe a documentação e a nova contadora assume a partir da data combinada.
Aliás, não existe um modelo único. Cada empresa tem uma situação, e é isso que a conversa entre os profissionais descobre.
O que pedir ao contador que está saindo
Antes de sair, peça tudo o que é seu. A lista básica já resolve a maior parte dos problemas:
- Balanço e balancete do período em aberto, porque mostram onde a contabilidade parou.
- Livro razão e livro diário, pois a nova contadora precisa continuar de onde o outro parou.
- Notas fiscais e arquivos fiscais dos últimos anos, já que o histórico entra em qualquer conferência.
- Contrato social e alterações, junto com as certidões e os parcelamentos em andamento.
- Os acessos e o certificado digital, que pertencem à empresa e não ao escritório.
Os acessos de Sorocaba que ninguém lembra de pedir
Aqui mora o erro mais comum de quem decide trocar de contador na cidade. Muita empresa descobre tarde que não tem os acessos nas mãos. Por isso, confira estes:
- Nota fiscal de serviço: segundo a Prefeitura de Sorocaba, o acesso à NFS-e usa o CNPJ e uma senha. Confirme que a senha é sua.
- Certidões municipais: a prefeitura emite a certidão negativa de tributos municipais pelo portal SIAT, então vale saber quem tem o login.
- Receita Federal: a procuração digital no e-CAC dá poder ao contador, e você pode cancelá-la quando a troca acontecer.
- Simples Nacional: guarde o código de acesso e o certificado digital, porque os dois abrem portas importantes.
Sinais de que a troca já passou da hora
Alguns sinais mostram que o momento chegou. Por exemplo, ele demora dias para responder, você recebe guias que nunca entendeu ou uma notificação chega sem explicação nenhuma. Se isso soa familiar, escrevi sobre como escolher um escritório de contabilidade e sobre o que perguntar antes de contratar um contador em Sorocaba.
Não escrevo isso para falar mal de ninguém. Pelo contrário, a boa troca respeita quem sai e protege quem fica. Se você mora em Sorocaba ou região e está pensando em trocar de contador, me chama no botão do WhatsApp aqui embaixo. Eu converso com o seu contador atual, combino a data da virada e cuido do que é meu para você não ficar no buraco.
Fontes oficiais consultadas: NBC PG 01, Prefeitura de Sorocaba e Receita Federal
