Você já recebeu uma nota de compra com “ICMS ST” e ficou sem saber o que fazer com aquele valor? Esse é o sinal da substituição tributária, e ela muda a forma de calcular o imposto de quem vende mercadorias no Simples Nacional. Por isso, este texto explica o que ela é, o que fica fora do DAS e como evitar o erro mais caro: pagar duas vezes o mesmo ICMS.
O que é a substituição tributária
Em condições normais, cada empresa da cadeia paga o seu ICMS quando vende. Na substituição tributária, a lei escolhe uma empresa, em geral a primeira da cadeia, para recolher antes o imposto de todas as etapas seguintes. Assim, quem vende o produto na ponta já recebe a mercadoria com o imposto pago.
Quem recolhe o imposto antecipado é o substituto tributário. Já quem compra a mercadoria com o imposto retido é o substituído. Cada estado define quais produtos entram nesse regime, então a lista muda conforme o estado e o tipo de mercadoria. Portanto, confira sempre com a sua contadora se o produto que você revende está nessa lista.
Substituição tributária no Simples Nacional: o que fica fora do DAS
A empresa do Simples também participa dessa regra, e a Receita explica como funciona. Veja o resumo:
| Papel da empresa | O que paga dentro do DAS | O que paga fora do DAS |
|---|---|---|
| Substituída (compra com ICMS retido) | O ICMS da venda deixa de entrar no cálculo daquela receita | Nada de ICMS, pois o imposto já foi pago antes |
| Substituta (retém o imposto de quem compra) | O ICMS da própria operação | O ICMS-ST, em guia própria, calculado como para quem não é do Simples |
Além disso, a Receita dá um exemplo simples. Se a nota tem R$ 1.000,00 de mercadoria e mais R$ 100,00 de substituição tributária, a receita da venda é de R$ 1.000,00, e não de R$ 1.100,00. Ou seja, o valor do imposto retido não conta como receita de venda.
Como informar a substituição tributária no PGDAS-D
A empresa substituída precisa informar essa receita de forma destacada, para que o programa de cálculo desconsidere o ICMS dela. Porém, atenção a um detalhe: segundo a Receita, essa receita continua na base de cálculo dos demais tributos. Então, só o ICMS sai da conta.
Veja, só para demonstrar, uma loja que vendeu R$ 30.000 no mês. Desse total, R$ 12.000 vieram de produtos com substituição tributária, e R$ 18.000 de produtos sem ela. A loja informa os dois valores separados no PGDAS-D. Assim, o ICMS só entra no cálculo dos R$ 18.000, e os R$ 12.000 seguem pagando os outros tributos do DAS.
Também existe uma regra parecida para PIS e Cofins em alguns produtos, como os de tributação concentrada. Para ver como o DAS se monta, leia a tabela do Simples Nacional.
Como saber se o seu produto entra nesse regime
Na prática, a pista mais comum está na nota de compra, que traz o ICMS retido destacado ou uma indicação de que o imposto já foi recolhido. Porém, a nota sozinha não basta, pois a lista de produtos muda de estado para estado e também muda com o tempo.
Por isso, o caminho seguro é cruzar três coisas: a nota de compra, o cadastro do produto no seu sistema e a lista do estado. Quando uma das três diverge, a declaração sai errada. Aliás, o mesmo produto pode ter tratamento diferente se você compra dentro ou fora do estado, então não presuma.
Existe compensação para quem pagou a mais?
Aqui está a boa notícia. Quando a empresa informa a receita de mercadoria com substituição tributária como venda comum, ela paga ICMS dentro do DAS sobre um imposto que já foi pago antes. Contudo, esse erro costuma ter correção: a empresa pode retificar as declarações e, dentro do prazo legal, pedir de volta o que pagou a mais.
Então, vale revisar os últimos meses de declaração, principalmente se a sua empresa revende produtos comuns em lojas, mercados e distribuidoras. Como a conta depende da lista de produtos do estado, peça uma conferência antes de retificar qualquer coisa.
Na minha visão de contadora
No meu trabalho com clientes, o erro mais frequente não está no cálculo, e sim na classificação. A nota de compra traz o imposto retido, mas o sistema de vendas trata o produto como comum, e a declaração sai errada mês após mês. Afinal, ninguém desconfia de um erro que se repete igual.
Por isso, o cuidado é olhar produto por produto, e não só a nota inteira. Se quiser saber se a sua empresa informa esse regime do jeito certo, é só me chamar no WhatsApp.
Fontes oficiais consultadas: Receita Federal: Perguntas e Respostas do Simples Nacional
Para continuar a leitura: Contabilidade para comércio, Contabilidade para indústria e Limite do Simples Nacional.
