Todo começo de ano a mesma pergunta chega: “Francine, preciso entregar alguma coisa do Simples?” Sim, a Defis do Simples Nacional. Ela é a declaração anual da empresa, e quem esquece paga multa por mês de atraso. Como o prazo termina em março, vale se organizar desde já.
O que é a Defis do Simples Nacional
Defis é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Antes, essas informações iam na DASN. Hoje, porém, a Defis é um módulo do PGDAS-D, o mesmo programa da declaração mensal, segundo o Portal do Simples Nacional. Nela, a empresa informa os dados do ano-calendário anterior.
Além disso, a empresa que ficou inativa o ano inteiro também precisa entregá-la, informando essa condição na própria Defis. Ou seja, não ter movimento não dispensa a declaração.
Quem precisa entregar a Defis do Simples Nacional
A obrigação é das microempresas e das empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional, de acordo com a página oficial do governo. No entanto, a página não inclui o MEI entre os públicos, porque o MEI tem declaração anual própria. Por isso, quem ainda está em dúvida sobre o enquadramento deve conferir antes.
Prazo da Defis: 31 de março
A regra geral é entregar até o último dia de março, com os dados do ano anterior. Assim, a Defis de 2026 vence em 31 de março de 2027. Porém, há prazos diferentes em casos de incorporação, transformação, cisão ou extinção:
| Situação | Prazo |
|---|---|
| Regra geral | Último dia de março do ano seguinte |
| Evento nos três primeiros meses do ano | Último dia de junho |
| Evento nos demais meses | Último dia do mês seguinte ao evento |
Como entregar a Defis em passos
O acesso é feito pelo serviço “Minhas Declarações do Simples Nacional”, com conta gov.br de nível prata ou ouro. Outra opção é o Portal do Simples Nacional, no menu “DEFIS”, onde dá para ver o status de cada ano e transmitir. Em seguida, basta preencher e transmitir. O serviço é gratuito, e o atendimento é imediato.
Multa da Defis por atraso ou erro
A Receita Federal informa que a multa por atraso é de 2% ao mês-calendário ou fração. Além disso, há multa por informação errada ou omitida: R$ 100 para cada grupo de dez informações. Por outro lado, as multas caem pela metade quando a empresa entrega por conta própria, depois do prazo, mas antes de qualquer procedimento da Receita.
Em outras palavras, atrasar poucos dias já custa, e corrigir antes de ser chamada custa menos. Se você não sabe se alguma Defis ficou pendente, o caminho é consultar a situação fiscal no e-CAC, na opção “Consulta Pendências – Situação Fiscal”.
O que separar para entregar a Defis sem sustos
Como contadora, eu começo pelo básico: o faturamento mensal declarado no PGDAS-D, as folhas de pagamento e a relação de sócios com seus rendimentos. Portanto, quanto mais organizada a rotina do ano, mais rápida fica a entrega. Aliás, quando os números do PGDAS-D estão certos, a Defis fica muito mais simples. Para ver como a declaração mensal funciona, o texto sobre o PGDAS-D ajuda.
Erros comuns na Defis do Simples Nacional
Na prática, dois erros aparecem com frequência. Primeiro, esquecer a Defis da empresa que não teve movimento. Segundo, informar dados que não batem com o PGDAS-D e com a folha. Então, antes de transmitir, confira os números do ano com o que já foi declarado.
Fontes oficiais consultadas: Declarar apurações e informações anuais do Simples Nacional (gov.br), Portal do Simples Nacional e Receita Federal
Para continuar a leitura: Boleto do Simples Nacional, Tabela do Simples Nacional e MEI para Simples Nacional.
