BPO financeiro é a terceirização da rotina financeira da empresa: pagar, receber, conferir o banco e mostrar o caixa passam a ser feitos por uma equipe de confiança, e não mais por você. Se você já gastou um domingo à noite procurando um boleto, ou tentando entender por que o saldo não bate, este texto foi feito para você.
O que é BPO financeiro, na prática
A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, que significa terceirização de processos do negócio. No financeiro, isso quer dizer que alguém de fora cuida da rotina do dinheiro da sua empresa, todos os dias, com método.
O que entra nessa rotina muda de empresa para empresa. Geralmente, o serviço inclui:
- o controle das contas a pagar, para nenhum vencimento passar sem você saber;
- o controle das contas a receber e a cobrança de quem atrasou;
- a conciliação bancária, ou seja, a conferência entre o extrato do banco e o que a empresa registrou;
- o fluxo de caixa, que mostra quanto entra, quanto sai e quanto sobra;
- relatórios simples, para você decidir com o número na mão.
Por isso, o caixa merece atenção especial. Muitas empresas vendem bem e vivem apertadas, porque lucro não é dinheiro no caixa, e o BPO financeiro ajuda a enxergar esse descompasso a tempo.
BPO financeiro e contabilidade: quem faz o quê
Essa é a dúvida mais comum, porque as duas coisas se misturam na cabeça do dono. A contabilidade vai bem além de guia de imposto: ela registra tudo o que acontece na empresa, gera balanço e análises, cuida da parte societária e orienta o que fazer com os lucros. Já o BPO financeiro cuida do dinheiro do dia a dia.
| Tema | Contabilidade | BPO financeiro |
|---|---|---|
| Foco | Principalmente impostos, obrigações e o registro de tudo o que acontece na empresa. | Sobretudo pagamentos, recebimentos e a conferência do banco, todo dia. |
| Análises | Assim, gera balanço, DRE e relatórios que mostram o resultado da empresa. | Então, gera fluxo de caixa e relatórios do dia a dia. |
| Decisões | Por isso, mostra se a empresa dá lucro e qual regime tributário compensa. | Por outro lado, mostra se o caixa aguenta pagar, investir ou retirar. |
| Societário | Além disso, cuida de abertura, alterações, entrada e saída de sócios e encerramento. | Geralmente fica de fora, pois esse é papel da contabilidade. |
| Lucros | Também orienta o pró-labore e a distribuição de lucros, conforme a lei. | Porém, só mostra quanto sobrou no caixa, porque a regra e o imposto ficam com a contabilidade. |
| Ritmo | Geralmente, todo mês, porque as obrigações têm prazo fixo. | Por outro lado, quase todo dia, pois o dinheiro se mexe todo dia. |
Na prática, um completa o outro. A contabilidade mostra se a empresa dá lucro e quanto dá para retirar com segurança, e o financeiro mostra se o caixa aguenta fazer isso agora. Quando as duas áreas conversam, o dono decide com o número na mão. Para ir além do caixa, veja como a contabilidade gerencial mostra se a empresa dá lucro de verdade.
Sinais de que o BPO financeiro pode valer a pena
Nem toda empresa precisa disso agora. Porém, alguns sinais costumam mostrar que a rotina financeira já passou do ponto de caber na sua cabeça:
- Você mistura a conta pessoal com a da empresa e, por isso, não sabe quanto o negócio realmente rende. Aliás, misturar o dinheiro do dono com o da empresa é um risco por si só.
- Você já pagou uma conta atrasada, só porque esqueceu o vencimento.
- Você vende bem, mas chega ao fim do mês sem saber quanto sobrou de caixa.
- Você gasta horas por semana em planilha e, mesmo assim, desconfia dos números.
- Você só descobre o resultado do mês quando alguém pede um relatório.
Se você se reconheceu em dois ou três itens, vale conversar. Afinal, a desorganização financeira cresce junto com a empresa.
Quanto tempo a rotina financeira toma
Vamos a uma conta, só para demonstrar. Imagine um dono que gasta 6 horas por semana com o financeiro: pagar boletos, conferir o extrato, cobrar clientes e atualizar planilha. Em 4 semanas, são 24 horas, o equivalente a 3 dias de trabalho de 8 horas.
Se o tempo desse dono vale R$ 100 por hora, essa rotina representa R$ 2.400 por mês. Os valores servem só de exemplo, e a conta não diz que terceirizar sai mais barato. Ela mostra, sim, o que a rotina consome de quem deveria estar vendendo, atendendo ou pensando no negócio.
Como contadora, penso assim: o financeiro é o termômetro da empresa. Quando ele está bagunçado, o resto do meu trabalho, como imposto e balanço, perde o chão.
O que fica com você depois de terceirizar
Terceirizar a rotina não significa entregar o comando. O dinheiro continua sendo seu, e as decisões também. Em geral, ficam com o dono:
- quem aprova cada pagamento e a partir de que valor;
- quanto retirar da empresa para você;
- os preços, os descontos e as prioridades de pagamento quando o caixa aperta;
- o acesso final às contas, pois o banco é da sua empresa.
Por isso, antes de contratar, combine por escrito quem faz o quê. Assim, a confiança vem com regra clara.
Perguntas para fazer antes de contratar um BPO financeiro
Antes de fechar com qualquer prestador, pergunte:
- O que exatamente está incluído, e o que fica de fora?
- Quem acessa o banco da empresa e como funciona a aprovação de cada pagamento?
- Os dados ficam com você ou ficam presos no sistema do prestador, se você sair?
- Com que frequência chega o relatório, e em que linguagem?
- Como o financeiro conversa com a contabilidade, para o imposto não ser surpresa?
Uma resposta vaga em qualquer uma dessas perguntas já diz bastante. Afinal, quem cuida do seu dinheiro precisa saber explicar o que faz. Se a sua empresa fica em Sorocaba, veja também como escolher um BPO financeiro em Sorocaba.
Quando uma planilha ainda resolve
Vale olhar com sinceridade para a sua realidade. Se a empresa tem poucos lançamentos por mês e uma única pessoa dá conta, uma planilha bem feita pode bastar. Assim, você evita um custo que ainda não faz sentido.
O ponto de virada costuma aparecer quando a rotina toma tempo demais, ou quando os erros começam a custar dinheiro.
Os clientes da FR Assessoria Contábil não decidem o dinheiro da empresa no escuro, porque o meu acompanhamento é exclusivo e feito caso a caso: eu olho o financeiro da sua empresa de perto, e isso ajuda a ver o que pede atenção antes de virar problema. É esse olhar de perto que me diferencia de um escritório tradicional e até dos escritórios online. Se quiser conversar sobre BPO financeiro para a sua empresa, é só me chamar no WhatsApp.
Fontes consultadas: Sebrae
Para continuar a leitura: Terceirizar a contabilidade vale a pena?, Ponto de equilíbrio e Contabilidade consultiva: o que é e para quem serve.
